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| | | | | Ausgangssituation | | | Voraussetzung sind die Aktivitäts-, Dokument- und Rollenbeschreibungen des bestehenden Systems. | | | Durchzuführende Aktivität | | Mit den bei der Erhebung der Aktivitäten, Rollen und Dokumente angefertigten Beschreibungen ist der Ist-Zustand der Prozesse in einer Rohform erfasst. Aus diesen Ergebnissen soll nun ein übersichtliches Modell der gegenwärtigen  Ablauforganisation erstellt werden, um damit Schwachstellen bloßzulegen und diese später auf einer fundierten Grundlage analysieren und diskutieren zu können. Zu diesem Zweck wird nun jeder erfasste Prozess in Anlehnung an die Gliederung einer Verfahrensanweisung beschrieben:
Prozessbeschreibung Name der Aktivität
- Einleitung
Beschreibung der Aktivität (ca. 5 Zeilen)
- Anwendungsbereich
Wann und wo ist die Aktivität anzuwenden
- Verantwortungen und Befugnisse
Beziehungen zwischen Rollen und Aktivitäten (z.B. Verantwortlichkeitsmatrix)
- Ablauf
Graphische Darstellung des Prozesses gemäß Dokumenten- Flussdiagramme
Erläuterung der Grafik, Beschreibung des zeitlichen Ablaufs
- Rollen
Für jede Rolle: Rollenbeschreibung mit zugehörigen Anlagen
- Aktivitäten
Für jede Aktivität: Aktivitätsbeschreibung mit zugehörigen Anlagen
- Dokumente
Für jedes Dokument: Dokumentenbeschreibung mit zugehörigen Anlagen
Wenn zur Durchführung einer Aktivität mehrere Prozesse alternativ zur Anwendung kommen, z.B. abhängig vom jeweiligen Mitarbeiter, sollte jeder dieser Prozesse auch einzeln modelliert werden. Da von diesen unterschiedlichen Prozessen später nur einer verbindlich festgelegt wird, ist an die Form dieser Prozessbeschreibung zunächst kein strenger Maßstab anzulegen. Die Beschreibung kann handschriftlich, die graphische Darstellung des Prozesses kann als Skizze erfolgen. Wenn eine Aktivität jedesmal "ad hoc" ausgeführt wird und deshalb kein typischer Prozess angegeben werden kann, muss diese Tatsache für die betreffende Aktivität zumindest festgehalten werden. Im Idealfall erfolgt die Durchführung einer Aktivität aber situations- und personenunabhängig immer durch denselben Prozess. Da sich die Beschreibung schon an der Gliederung für eine Verfahrensanweisung orientiert, ist es später nicht mehr aufwendig, eine "echte" Verfahrensanweisung zu erstellen.
Durch die graphische Darstellung werden Probleme an Schnittstellen zwischen einzelnen Aktivitäten sichtbar. Beispielsweise wenn, abgesehen von den Output-Dokumenten der darzustellenden Gesamtaktivität, ein Dokument existiert, das als Output einer Aktivität erzeugt, aber von keiner Aktivität als Input benötigt wird. Es sollte nicht versucht werden, diese Probleme bei der Modellierung zu "reparieren". Es ist gerade der Sinn der Beschreibung des Ist-Zustands, solche Schwächen aufzuzeigen und die Diskussion über Verbesserungen zu ermöglichen. | | | Ergebnis der Aktivität | | | Resultate sind die Prozessbeschreibungen des bestehenden Systems. | |
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