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| | | | | Ausgangssituation | | | Voraussetzung ist die Liste der für das QM-System relevanten Aktivitäten. | | | Durchzuführende Aktivität | | Nachdem eine Arbeitsgruppe die relevanten Aktivitäten identifiziert hat, wird für jede dieser Aktivitäten von einem Mitarbeiter, der für diese Aktivität in der betrieblichen Praxis verantwortlich ist, mit Hilfe des hierfür vorgesehenen Formulars eine Aktivitätsbeschreibung angefertigt. In den meisten Fällen wird dies der Themenverantwortliche oder ein Mitglied der Arbeitsgruppe sein.
Neben Name und Kurzbezeichnung wird zunächst Granularität und Durchführung der Aktivität und Definition, Verbindlichkeit, Einhaltung, Abweichungen und Fehleranfälligkeit des zugrundeliegenden Prozesses festgehalten. Anschließend werden die weiteren Felder Zweck, Verantwortliche Rolle, Input, Output, Teilaktivitäten, Methode, Anleitungen, Aufzeichnungen, Hilfsmittel, Schulungsmaßnahmen, Messbare Merkmale, Überprüfungen, Probleme, Erläuterungen und Anlagen stichpunktartig ausgefüllt (Gliederung einer Aktivitätenbeschreibung).
Für die in der Aktivitätsbeschreibung identifizierten Teilaktivitäten, Rollen und Dokumente werden anschließend ebenfalls Beschreibungen angefertigt. Auch diese Beschreibungen sollten jeweils von denjenigen Mitarbeitern angefertigt werden, die die betreffenden Aktivitäten, Rollen bzw. Dokumente aus ihrer täglichen Arbeit am besten kennen. Dies können auch Mitarbeiter sein, die nicht explizit der Arbeitsgruppe angehören. Wichtig ist, dass am Ende des Erhebungsvorgangs die Rollen, Aktivitäten und Dokumente mit ihren gegenseitigen Beziehungen aus Mitarbeitersicht erfasst und beschrieben sind.
Die identifizierten Teilaktivitäten werden als eigenständige Aktivitäten betrachtet und daher ebenfalls mit dem Formular Aktivitätsbeschreibung beschrieben. Es werden also so lange Aktivitäten identifiziert und deren Teilaktivitäten beschrieben, bis nur noch atomare Aktivitäten vorliegen. Der Themenverantwortliche muss dabei darauf achten, dass die Granularität der identifizierten Aktivitäten angemessen ist, um den der Ausgangsaktivität zugrundeliegenden Prozess adäquat wiedergeben zu können. Der Detaillierungsgrad sollte so gewählt sein, dass alle wichtigen Schnittstellen des Prozesses sichtbar werden. Das bedeutet, dass sowohl eine zu grobe als auch eine zu feine Granularität vermieden werden muss. Als Richtschnur für eine sinnvolle Detaillierung kann gelten, dass eine Aktivität genau dann als atomar zu betrachten ist, wenn sie in der Regel von einer Person alleine vollständig durchgeführt wird. Beispiele für solche "Arbeitsschritte" können Modul implementieren oder Kundengespräch führen sein. Bei weitem zu detailliert wäre eine Betrachtung von Aktivitäten wie Variable deklarieren, if-statement schreiben, File speichern oder Gespräch beginnen, Zuhören, Antworten, etc. Im Zweifelsfall sollte der Themenverantwortliche die Mitarbeiter darum bitten, weitere Teilaktivitäten zu beschreiben, um die Beschreibung eines Prozesses zu verfeinern, falls die erste Darstellung zu grob ist. | | | Ergebnis der Aktivität | | | Resultate sind die Aktivitätenbeschreibungen. | |
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