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| | | | | Ausgangssituation | | | Interesse der Unternehmensleitung | | | Durchzuführender Prozess | |
Bevor der Aufbau eines QM-Systems in Angriff genommen werden kann, müssen zunächst einige Vorbereitungen getroffen werden.
Abbildung: Prozess Vorbereitung
Das dargestellte Ablaufdiagramm zeigt, welche Aktivitäten nötig sind, welche Rollen für die einzelnen Aktivitäten verantwortlich sind und welche Dokumente dabei benötigt und erzeugt werden.
Zunächst muss die Unternehmensleitung sich und den Führungskreis des Unternehmens gründlich über die Bedeutung der Einführung eines ISO-9000-konformen QM-Systems informieren und Chancen und Risiken gegeneinander abwägen. Wenn dann die Entscheidung zugunsten der QMS-Einführung fällt, muss die Unternehmensleitung uneingeschränkt hinter den Zielen des Qualitätsmanagements stehen und dieses nicht nur in Worten, sondern auch in ihrem Handeln aktiv demonstrieren.
Die Unternehmensleitung benennt ein Mitglied des Führungskreises als Qualitätsbeauftragten, der den Aufbau des QM-Systems plant und leitet. Der Qualitätsbeauftragte arbeitet sich zunächst in die QM-Thematik ein, indem er sich intensiv mit dem Themengebiet Qualitätsmanagement, mit der Normenfamilie ISO-9000, mit der Methode zum Aufbau eines QM-Systems und mit den Möglichkeiten zur Umsetzung der einzelnen Forderungen befasst (Ausbildung des Qualitätsbeauftragten).
Außerdem ist der Qualitätsbeauftragte in dieser frühen Phase für die Organisation des QM-Projektes zum Aufbau des QM-Systems (QM-Projekt) zuständig. Er definiert die  Aufbau- und Ablauforganisation des Projekts. Die Auswahl der Mitarbeiter für die vorgesehenen Projekttätigkeiten erfolgt in Abstimmung mit der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern selbst. Die Projektorganisation wird in einem initialen Projektplan festgehalten, der später ständig dem Fortschritt des Projekts angepasst wird.
Die Unternehmensleitung muss sich zu diesem Zeitpunkt über die zukünftige Politik des Unternehmens zum Thema Qualität klar werden und sie muss sich im Einklang mit der Qualitätspolitik überprüfbare Qualitätsziele stecken, die mit dem QM-System erreicht werden sollen. Die Qualitätspolitik und die Qualitätsziele müssen formuliert, verabschiedet und bekanntgemacht werden. Während die Festlegung der Qualitätspolitik und -ziele eine unmittelbare, nicht delegierbare Aufgabe der Unternehmensleitung ist, kann die konkrete Ausformulierung auch vom Qualitätsbeauftragten vorgenommen werden.
Wenn die Projektorganisation abgeschlossen ist und Qualitätspolitik und -ziele verabschiedet sind, muss das QM-Projekt bekannt gemacht und vorgestellt werden. Dies sollte in Form einer Auftaktveranstaltung geschehen, an der alle Mitarbeiter des Unternehmens teilnehmen. Der Zweck dieser Veranstaltung ist es, die Mitarbeiter über die Hintergründe der Entscheidung zum Aufbau eines QM-Systems zu informieren, ihnen einen ersten Überblick über Zweck und Inhalt eines QM-Systems zu geben, Struktur und Ablauf des Projekts bekannt zu machen und die Qualitätspolitik und -ziele vorzustellen. Jeder einzelne Mitarbeiter sollte nach der Auftaktveranstaltung wissen, was Qualitätsmanagement ist, welche Ziele damit erreicht werden sollen, wie das QM-System aufgebaut wird und welches die Rolle eines jeden Mitarbeiters beim Aufbau und bei der späteren Anwendung des QM-Systems ist.
Die Vorbereitung schließt mit einem Kick-Off-Meeting des QM-Teams ab. Das QM-Team konstituiert sich, bespricht den Projektplan, die Rolle des QM-Teams und der Teammitglieder und legt den Termin für das nächste Treffen fest. | | | Ergebnis des Prozessmusters | | | vorbereitetes QM-Team | |
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