Das Änderungsverfahren wird im Projekthandbuch projektspezifisch ausgestaltet. (Siehe im V-Modell-Referenz Produkte: Projekthandbuch.) Hierbei wird insbesondere auch festgelegt, für welche Arten von Änderungen das formale Problem- und Änderungsmanagement angewendet werden muss. Dabei ist zu beachten, dass erst wenn die Produkte den Zustand „fertig gestellt“ erreicht haben, können sie Gegenstand des formalen Problem- und Änderungsmanagements sein.

Im Rahmen des formalen Problem- und Änderungsmanagements werden alle Fehler, Probleme und Änderungswünsche dokumentiert, bewertet und es wird über das weitere Vorgehen im Projekt entschieden. Problemmeldungen und Änderungsanträge können während der gesamten Projektlaufzeit und des gesamten Systemlebenszyklus auftreten und von allen Betroffenen, wie zum Beispiel Softwareentwickler oder Ergonomieverantwortlicher, erstellt werden.

Gründe für Problemmeldungen und Änderungsanträge können zum Beispiel ein Fehlverhalten des Systems, aufgeschobene Fehlerbehebung, fehlende Systemfunktionalität, Veränderungen des Umfelds bei Auftraggeber oder Auftragnehmer, Probleme mit externen Zulieferungen, Missverständnisse im Auftrag und neu erkannte Abhängigkeiten sein. Diese Problemmeldungen und Änderungsanträge werden zentral über eine Änderungsstatusliste dokumentiert und verfolgt. Diese Liste gibt Auskunft über Art und Status einer Änderung, über den Stand der Entscheidungen und über die zeitliche Planung.

Das Änderungsverfahren selbst, also die Erfassung, Bewertung und Entscheidung, ist ein in sich abgeschlossener und nachvollziehbarer Prozess. Gesteuert wird dieser Prozess von der Rolle Änderungsverantwortlicher. Verbindliche Entscheidungen werden von der Änderungssteuerungsgruppe getroffen, deren personelle Zusammensetzung und Entscheidungskompetenz im Projekthandbuch festgelegt wird.