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| | | | | Beschreibung | | Die hier vorgestellte Bewertungsmethode ist den Unterlagen für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB III - Ziele) entnommen, die viele IT-Projekte im öffentlichen Bereich verbindlich sind:
Die angebotene Leistung wird unter Zuhilfenahme gewichteter Kriterien bewertet. Die Kriterien könnten hierarchisch in 3 Gruppen gegliedert sein:
- Kriterienhauptgruppe
- Kriteriengruppe
- Einzelkriterium
Die Beschränkung auf 3 Stufen dient der Übersichtlichkeit. Daneben sollte man Ausschlusskriterien sowie Mindesterfüllungsgrade bzw. Mindestpunktzahlen für das Gesamtangebot sowie für bestimmte kritische Teilbereiche definieren. So kann sichergestellt werden, dass der Auftragnehmer gerade in den für zentral erachteten Bereichen Stärken hat. Ausschlusskriterien sind Bedingungen, die jeder Anbieter uneingeschränkt erfüllen muss. Die Ausschlusskriterien und Mindesterfüllungsgrade müssen den Anbietern bekannt gemacht werden. Die Erstellung eines Bewertungsschemas, also die Beantwortung der Frage wie viele Punkte für welches Kriterium der jeweiligen Bedingung vergeben werden, ist eine anspruchsvolle Aufgabe.
Nach der Angebotseröffnung sind folgende Schritte durchzuführen:
- Aussondern der Angebote, die die formalen Kriterien oder die Ausschlusskriterien nicht erfüllen
- Bewertung der einzelnen Kriterien pro Angebot, dabei Aussondern der Angebote, die die Mindestpunktzahl in einem kritischen Teilbereich nicht erfüllen
- Ermittlung des Gesamtergebnisses pro verbleibendem Bieter
- Aussondern der Angebote, die die Mindestpunktzahl für das Gesamtangebot nicht erfüllen
- Leistungs-Kosten-Bewertung pro Bieter
- Gegenüberstellung der Leistungs-Kosten- Bewertung
- Identifizierung des günstigsten Anbieters und Validierung des Ergebnisses
Für die Kostenermittlung sollte man nicht nur die Realisierungskosten sondern auch die Folgekosten wie Schulung, Wartung, Lizenzgebühren betrachten.
Empfehlung:
Die Gesamtkosten für eine Periode von 3 Jahren gelten als Kostenrahmen. Falls alle Angebote auf hohem Leistungs- und niedrigem Preis-Niveau liegen, muss man prüfen, ob nicht die Leistungsbewertung zu großzügig durchgeführt wurde oder ob die Bewertungskriterien evtl. keine differenzierte Bewertung gestatten.
Bei der Validierung der Reihenfolge der Angebote sollte geprüft werden, ob die Reihenfolge gleicht bleibt, wenn - die Gewichtung zwischen Kosten und Leistung leicht verschoben wird
- bestimmte nicht ganz objektiv messbare Einschätzungen zwischen den verschiedenen in Frage kommenden Realisierern leicht verschoben werden
Dies gilt insbesondere, wenn für die Auftragserteilung mehrere Anbieter in Frage kommen, die eine nahe beieinander liegende Leistungs-Kosten-Bewertung aufweisen. Sofern das Ergebnis bezüglich dieser Variationen robust ist, spricht dies für eine weitgehende Objektivität der durchgeführten Bewertung. Ferner sollte auch geprüft werden, ob das Angebot auskömmlich ist, d.h. ob die geforderte Leistung mit den im Angebot spezifizierten Kosten überhaupt realisierbar ist. Sollte das Angebot nicht auskömmlich sein, darf es ebenfalls nicht berücksichtigt werden. Damit soll sichergestellt werden, dass ein Unternehmen in der Lage ist den Auftrag abzuwickeln ohne während der Bearbeitung dieses Projekts zwingend in finanzielle oder sogar existentielle Schwierigkeiten zu geraten und den Geschäftsbetrieb deshalb möglicherweise einstellen muss. Der Auftraggeber müsste dann evtl. finanzielle Verluste in Kauf nehmen und könnte sein IT-System in der Regel nicht rechtzeitig in Betrieb nehmen. Dies hängt von den Fähigkeiten/Erfahrungen der Entwickler, der eingesetzten Software-Werkzeuge, der Fachkenntnis des Personals sowie der Wiederverwendbarkeit ab. | |
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