Eine der wichtigsten Aufgaben von Auftraggeber und Auftragnehmer ist die gemeinsame Festlegung der Projektdurchführung, wobei die Form und das Vorgehen der Projektbeschreibung betrachtet werden.
Man muss sich dabei auf ein Vorgehensmodell festlegen: es ist zu klären in welchen Schritten (=Aktivitäten) das Projekt durchgeführt wird, welche Zwischen/-ergebnisse erreicht werden sollen, welche Stellen (=Rollen) beteiligt sind, welche Methoden und Werkzeuge eingesetzt werden und wie die Zusammenarbeit geregelt ist - sowohl bei der normalen Projektarbeit als auch bei Unstimmigkeiten zwischen den Projektpartnern.
Graphisch veranschaulichen lässt sich dies durch folgende beispielhafte Abbildung „Tätigkeitsbereiche“, ohne dass dabei auf die einzelnen Ausprägungen eines Bereiches eingegangen wird.
Diese Abbildung zeigt die einzelnen Aufgabenbereiche (Vorgehensmodell, Aktivitäten, Ergebnisse, Rollen, Methoden und Werkzeuge, Zusammenarbeit), die zur Planung eines Projektes relevant sind, und skizziert deren Zusammenhang.