Ein einfacher Report kann bereits bei Besprechungen (und deren Protokollierung) entstehen, jedoch sinnvoller - weil entschieden besser dokumentierbar - in der Form von Print-Dokumenten (Formulare) oder am Bildschirm darstellbaren elektronischen Dateien.
Mit dem Einzug moderner elektronischer Datenverarbeitungssysteme an praktisch jedem Arbeitsplatz und der Verbreitung webbasierter Informationstechniken kann jeder Projektmitarbeiter auch online am Bildschirm spezielle Reportformen wie Hervorhebungen im Projektplan oder Alarmmeldungen erhalten, auf die er i. d. R. schneller reagieren kann.