Damit ein Reporting-System erfolgreich zum Einsatz kommen kann, sind sieben Grundvoraussetzungen zu erfüllen:
Die Akzeptanz aller Projektbeteiligten muss insofern gewährleistet sein, als alle Mitarbeiter verstehen sollten, inwiefern sie von dem System profitieren und welche Informationen sie Ihrerseits in welcher Form erbringen müssen, um es optimal nutzen zu können. Die reine Toleranz eines solchen Systems genügt hierbei nicht.
Ein Punkt, der unmittelbar mit dem ersten Punkt zusammenhängt, ist die Disziplin aller Projektbeteiligten, die notwendig ist, um insbesondere die Aktualität aber auch die Korrektheit der Aussage der Reports zu gewährleisten.
Da der Projektplan als „Leitlinie“ bei der Projektdurchführung dienen soll und oftmals die Grundlage für die Bemessung des Projektstatus und der Projektperformance darstellt, sollte der Projektplan so sorgfältig und detailliert wie möglich erstellt werden. Außerdem muss um Vergleichbarkeit zu gewährleisten ein Basisplan (Baseline) vorliegen. Dies kann beispielsweise der nach Abschluss der Planungsphase bestehende Projektplan sein.
Um wiederkehrende Prozesse bei der Projektdurchführung nachhaltig verbessern zu können, ist eine genaue Beschreibung und somit eine Standardisierung der Vorgehensweise notwendig. Es kann sich hierbei sowohl um eine Definition des gesamten Projektablaufs (vgl. V-Modell und Wasserfallmodell als Vertreter der sequentiellen Entwicklung) sowie einzelner Prozesse wie beispielsweise die Qualitätskontrolle handeln.
Gerade bei der Softwareentwicklung ist es wichtig, die Rolle des Qualitätsmanagements klar zu regeln, so kann beispielsweise erwogen werden, nur Tasks als wirklich abgeschlossen zu kennzeichnen, deren Ergebnis durch die Qualitätssicherung angenommen wurde. Ansonsten droht eine Verzerrung des Fertigstellungsgrades.
Zuletzt sollte die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit auf Erfolg der einzelnen Elemente des
Projektstrukturplanes gewährleistet sein, da diese Kriterien ausschlaggebend für die Messbarkeit des Projektfortschritts sind und somit die Projektkontrolle ermöglichen.
Als Voraussetzung der Erzeugung zielgruppengerechter Reports sollte zudem eine sinnvolle Projektstruktur vorgesehen werden, die allerdings als das Ergebnis einer sorgfältigen Projektplanung gesehen werden kann.
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